Gestão de Projectos Web | Guia Completo

O developer é a pessoa que tem a maior influência no desenvolvimento do seu website? Quem é o designer? E a pessoa que testa? Cada um desempenha um papel crucial, mas é o gestor de projectos que liga todas as funções e tem o poder de determinar o sucesso ou o fracasso de todo o projeto. A gestão de projectos de websites requer um indivíduo competente com um profundo conhecimento do desenvolvimento web, fortes capacidades interpessoais e a capacidade de gerir eficazmente o tempo.

A gestão de um projeto de website envolve a coordenação dos elementos criativos e técnicos do desenvolvimento do website. Inclui a gestão de todo o processo do projeto, do princípio ao fim. Normalmente, os serviços de gestão de projectos de websites consistem em:

• Estratégia de User Expereience (UX);

• Design criativo;

• Desenvolvimento;

• Otimização para motores de busca (SEO);

• Testes de qualidade.

Neste cenário, o papel do gestor de projectos consiste em ligar a visão do cliente ao trabalho da equipa. Assegura-se de que o projeto está de acordo com os objectivos da empresa, não ultrapassa o orçamento e é concluído dentro do prazo. A gestão eficaz de projectos de web design envolve a atribuição inteligente de recursos (incluindo a reserva de algum orçamento para a gestão de riscos).

Além disso, um gestor de projectos competente assegurará que as tarefas sejam distribuídas uniformemente entre os membros da equipa, que nenhum aspeto do projeto seja negligenciado, que a equipa se mantenha motivada para produzir a melhor solução e que todos os componentes do projeto sejam concluídos, revistos e ajustados atempadamente.

Algumas empresas podem incluir serviços adicionais, como apoio ao lançamento do marketing, lançamento do projeto, apresentação da loja Web e outros serviços relacionados.

O início de projectos de web design implica compreender e corresponder à visão do cliente. Os gestores de projectos participam em reuniões com os clientes, desde a fase inicial de apresentação do projeto até à finalização do contrato. Têm de participar em conversas aprofundadas para compreender os objectivos do cliente, os principais dados demográficos e os resultados pretendidos.

É essencial para uma análise de viabilidade que o gestor de projeto esteja envolvido nas fases iniciais do desenvolvimento do produto. É necessário avaliar se os objectivos do projeto podem ser atingidos dentro das limitações de tempo, orçamento e tecnologia.

Por onde começar: Delinear claramente o âmbito do projeto, descrevendo em pormenor todos os resultados e funções esperados. Ter um âmbito claro e bem definido pode evitar o desfasamento do âmbito, que ocorre quando os requisitos do projeto se expandem para além do controlo, resultando em possíveis atrasos e aumento de custos.

Planeamento

O projeto começa a tomar forma durante a fase de planeamento. O gestor de projeto e o cliente devem colaborar desde o início para estabelecer o âmbito do projeto, concentrando-se em factores-chave como os intervenientes no projeto e a estratégia de comunicação.

• Quem são os indivíduos/partes que participam? Identificar a frequência e o modo de comunicação, a pessoa de contacto principal e a frequência com que se interage com os clientes.

• Principais resultados. Qual é o verdadeiro objetivo do projeto? A criação de um plano para um projeto de desenvolvimento Web implica a definição de tarefas, resultados esperados e recursos necessários. Seja claro - agora não é altura de ser pouco claro.

• Possíveis perigos. O que é que pode correr mal? Tenha em conta os riscos negativos e positivos, como a interação imprevista com o utilizador ou o volume de tráfego do website. A identificação precoce dos riscos ajuda a planear as medidas de emergência e reduz as interrupções.

• Gerir as finanças. Qual será o custo total e quanto orçamento extra deve ser reservado para a flexibilidade? Deve falar sobre os diferentes modelos de preços (preço fixo, por hora, por produto, a prazo, híbrido) e ajudar o cliente a estabelecer objectivos orçamentais práticos, que também devem abranger a manutenção e o apoio após a conclusão do projeto. Em geral, na gestão de projectos Web, é aconselhável reservar mais 20% do orçamento para ajustes, melhorias e modificações imprevistas.

Em seguida, os gestores de projectos desenvolvem um plano abrangente que especifica os objectivos a atingir e o calendário de cada tarefa. Estabelecem marcos específicos que servem de pontos de controlo durante o projeto, garantindo que este se mantém no caminho certo. De acordo com o calendário do projeto de desenvolvimento web, o gestor distribui os recursos, atribuindo a tarefas específicas os membros da equipa com as competências adequadas.

Com base na dimensão do projeto, a equipa pode incluir:

• Designer gráfico;

• Designer UI/UX;

• Designer gráfico de movimento;

• Desenvolvedor Web de front-end;

• Desenvolvedor Web de back-end;

• Engenheiro de controlo de qualidade.

O gestor de projeto prepara uma proposta detalhada e obtém a aprovação do cliente para concluir esta fase.

Execução

Durante a fase de execução da gestão de projectos de desenvolvimento Web, a verdadeira magia acontece. É aqui que os designers e programadores entram em ação, transformando o plano do projeto num produto tangível. Este processo pode demorar entre 1-3 e 3-6 meses, dependendo da complexidade do projeto do website. A tarefa do gestor de projeto consiste em conduzir a equipa ao longo de todas as fases sem cair na microgestão.

Iniciar o processo de desenvolvimento do website

Após a finalização dos resultados do website, as equipas de User Interface (IU) e User Experience (UX) começam a desenvolver o futuro website. Começa com a criação de um mapa do site, que descreve a navegação e a estrutura do site. O mapa do site deve estabelecer um percurso claro para os utilizadores, desde a página inicial até secções como “Sobre” e “Contacto”.

Visualização colaborativa

Nesta fase, entram em ação as ferramentas de colaboração visual. As equipas esboçam o layout do website utilizando quadros brancos digitais como o Miro e ferramentas semelhantes, garantindo que todos os elementos são acordados e funcionam bem em conjunto. Uma abordagem colaborativa permite que as equipas de desenvolvimento e design tenham um entendimento unificado da direção do projeto.

Wireframes: pormenorizar o design

O wireframe é o passo crítico seguinte. Aqui, os designers de UI/UX definem a colocação visual de vários elementos, como barras de navegação, botões e áreas de conteúdo. Estes wireframes servem como um projeto do website, oferecendo uma oportunidade de revisão e aprovação por parte do cliente antes do desenvolvimento posterior.

Revisão e feedback do cliente

Na fase de revisão do cliente, o gestor de projeto apresenta os mapas do sítio e as estruturas de fios com a ajuda dos designers, procurando obter feedback do cliente. Esta fase é essencial para confirmar que o projeto corresponde às expectativas, sendo fortemente aconselhável obter a aprovação por escrito do cliente antes de passar à fase de desenvolvimento. Do lado do cliente, é crucial não reter nada nesta fase e efetuar todas as alterações necessárias antes de assinar a produção.

Desenvolvimento do design

Com a estrutura do website, as equipas de design gráfico e de redação começam o seu trabalho. Concentram-se na criação de elementos visuais e de texto que estejam em sintonia com a marca e que ressoem junto do público. Naturalmente, o design deve ser esteticamente agradável e funcional, especialmente para os utilizadores móveis. Como é que garantimos que os designers entendem a marca do cliente? A que elementos é que o cliente deve prestar mais atenção?

Fase de desenvolvimento de um website

Durante esta última fase, a equipa de desenvolvimento dá vida ao website. Trabalham num “ambiente sandbox” gerido para ajustar e melhorar as caraterísticas e capacidades do website. Ferramentas como ClickUp, Jira e Asana desempenham um papel crucial durante esta fase do projeto. O gestor de projeto é responsável por supervisionar o volume de trabalho e os prazos, antecipando potenciais estrangulamentos e intervindo para os evitar.

Além de manter uma comunicação clara com o cliente, é essencial partilhar informações sobre o progresso do projeto e quaisquer problemas que surjam para uma parceria de sucesso e de confiança. Reuniões e actualizações consistentes nesta fase garantem que todos se mantêm informados e em sintonia. A fase de implementação é fluida e exige frequentemente que o gestor de projectos seja adaptável e tenha um pensamento rápido.

Observar e gerir

Quando a bola é posta em movimento, a responsabilidade do gestor de projeto transforma-se na de um supervisor vigilante. Mantém-se constantemente atento ao progresso do plano do projeto de desenvolvimento web para garantir que este se mantém dentro do prazo e do orçamento. O gestor de projectos tem de monitorizar a conclusão das tarefas, as despesas orçamentais, a realização das etapas, o cumprimento dos objectivos e o âmbito. Também deve estar preparado para lidar com questões técnicas, alterações de requisitos e conflitos de equipa. O gestor de projeto modifica o que for necessário para manter o progresso do projeto, garantindo a qualidade do produto.

Fim ou conclusão

A fase final do processo de gestão de projectos Web é conhecida como encerramento. Após a conclusão de todas as tarefas e a finalização do produto, é altura de avaliar e entregar o projeto. O gestor de projectos verifica se todas as especificações correspondem aos resultados iniciais, completa toda a documentação do projeto e regista todos os conhecimentos antes de apresentar o website ao cliente. Uma vez incorporado o último feedback do cliente, caso exista, o projeto prossegue para a fase de lançamento e manutenção pós-desenvolvimento. Frequentemente, as equipas realizaram reuniões de retrospetiva após a conclusão do projeto para analisar os êxitos e identificar as áreas a melhorar.

Uma comunicação bem sucedida é essencial para a gestão de projectos de desenvolvimento de websites, e existem muitas opções de software disponíveis para esse efeito. Ferramentas como o Asana, o Trello, o Microsoft Project, o Jira e o Monday.com para gerir projectos de desenvolvimento Web ajudam as equipas a manterem-se organizadas e concentradas. Se não tiver uma preferência específica, o seu fornecedor de web design recomendará uma opção para si.

Em termos de metodologias de projeto, Agile, Scrum, Kanban e Waterfall oferecem estratégias organizadas para supervisionar projectos de web design complexos. Vamos examinar cada uma delas para determinar qual funcionaria melhor para si.

• Metodologia de Waterfall

Vantagens:

• Método passo-a-passo, simples de compreender e acompanhar.
• Objectivos claramente definidos com resultados e avaliações específicos para cada etapa.
• Registos detalhados ajudam na gestão do projeto.

Desvantagens:

• Falta de flexibilidade. Após a conclusão de uma etapa, torna-se difícil implementar modificações;
• Potencial para não satisfazer as expectativas do cliente;
• Os testes são adiados para fases posteriores.

Ideal para websites com conteúdo e layout predefinidos que se espera que se mantenham constantes.

• Agile

Vantagens:

• Ser capaz de se ajustar às mudanças, mesmo que estas ocorram no final do projeto;
• O feedback do cliente numa base consistente garante que o projeto satisfaz as necessidades do cliente;
• Lançamento atempado de componentes compactas e operacionais do projeto.

Aspectos negativos:

• Redução da certeza relativamente ao calendário e aos requisitos financeiros;
• Alguns clientes consideram que o maior desafio na implementação da agilidade é o envolvimento contínuo dos clientes;
• Com base na capacidade de coordenação e comunicação de uma equipa

Mais eficaz para projectos Web complexos e extensos com necessidades variáveis, que exigem o envolvimento contínuo do cliente.

• Kanban

Vantagens:

• A flexibilidade permite melhorias e modificações contínuas em qualquer altura;
• Demonstração facilmente compreensível e visível do progresso;
• A entrega contínua garante uma velocidade e eficiência constantes.

Desvantagens:

• Ausência de organização, o que pode ser difícil para determinados projectos;
• Podem ocorrer atrasos porque não existem prazos fixos;
• A gestão e a atualização do quadro Kanban requerem uma equipa disciplinada.

É mais eficaz para a manutenção contínua da Web ou para projectos de desenvolvimento Web graduais com tarefas variáveis que têm de ser tratadas à medida que surgem.

• Scrum

Vantagens:

• Entrega consistente de pequenas actualizações de produtos;
• Grande flexibilidade para se adaptar à evolução das necessidades do projeto;
• Colaboração e feedback entre os membros da equipa.

Desvantagens:

• Requer uma equipa competente e coordenada para alcançar os resultados desejados;
• Reuniões diárias e reuniões de sprint, que requerem uma quantidade significativa de tempo;
• Existe o risco de aumento do âmbito, que pode crescer mais do que o inicialmente previsto se não for gerido cuidadosamente.

Mais eficaz para aplicações Web de ponta com necessidades em rápida mudança ou altamente emergentes, em que a contribuição do cliente e os testes iterativos são importantes.

Escolha a metodologia adequada com base na dimensão do seu projeto e na experiência da sua equipa para obter excelentes resultados.

Aqui estão algumas orientações práticas dos nossos principais especialistas em gestão de projectos de design de websites. Estas sugestões ajudá-lo-ão a navegar sem esforço em projectos de websites do início ao fim:

• Estabeleça um canal de comunicação adaptado ao projeto no Slack ou no Microsoft Teams;

• Crie um boletim informativo semanal ou uma atualização do projeto para garantir que as partes interessadas são mantidas informadas;

• Em situações de offshoring, utilize uma linguagem clara e direta para a comunicação;

• Mantenha-se recetivo ao feedback e motive os membros da equipa a partilharem as suas preocupações e sugestões;

• Utilize uma plataforma como o Confluence ou o Google Docs para delinear o âmbito do projeto;

• Liste o que está incluído e excluído do âmbito;

• Desenvolva modelos para categorias de projeto padrão para simplificar o procedimento de planeamento do projeto;

• Utilize o Google Analytics e o Hotjar para realizar pesquisas de utilizadores (Principais Soluções de Análise Website);

• Desenvolva perfis de utilizadores típicos e descreva os caminhos que tomam quando interagem com o produto ou serviço;

• Estabeleça um ciclo para recolher feedback de um pequeno grupo de utilizadores para testar o design inicial;

• Utilize uma ferramenta de gestão de recursos, como o Resource Guru, para visualizar a carga de trabalho da equipa;

• Organize reuniões frequentes de análise de riscos para manter o registo de riscos atualizado e gerido;

• Desenvolver planos para os potenciais riscos principais;

• Nomeie um “proprietário do risco” para supervisionar e lidar com cada risco;

• Utilize o Jira para monitorizar os bugs;

• Estabeleça uma categoria intitulada “Bug” para os problemas e certifique-se de que todos os membros da equipa comunicam todos os bugs com que se deparam;

• Fomente um ambiente que promova a partilha de conhecimentos;

• Organize reuniões mensais de “almoço e aprendizagem” para permitir que os membros da equipa discutam e se informem mutuamente sobre tendências ou ferramentas recentes;

• Reconhecer as realizações importantes e assinalá-las com a equipa através de uma reunião virtual ou dando símbolos de gratidão, como cartões de oferta.

Estas são algumas das principais técnicas que se revelaram bem sucedidas com base na nossa experiência. Adapte-as de acordo com as necessidades do seu projeto e da sua equipa e diga-nos nos comentários quais os métodos que mais lhe agradam!

Os desafios comuns com que os gestores de projectos se deparam na gestão de projectos de desenvolvimento de websites incluem a gestão das expectativas dos clientes, a prevenção de desvios de âmbito e a resolução de restrições técnicas.

• Atingir os resultados desejados pelos clientes, definindo e satisfazendo eficazmente as suas expectativas

Os clientes podem apresentar ideias que não podem ser concretizadas devido a limitações tecnológicas, orçamentais ou de tempo.

Como lidar com isso: Comece por ter uma sessão de descoberta completa para compreender os objectivos e as necessidades do cliente. Utilize recursos visuais, como moodboards ou protótipos, no início do projeto para garantir que as expectativas estão em sintonia. Fornecer uma explicação clara sobre o impacto de quaisquer ajustes no âmbito e no calendário do projeto. Assegurar a existência de um acordo escrito que detalhe as inclusões e exclusões do projeto para referência futura.

• Evitar a expansão do âmbito do projeto

Alguns clientes gostam de introduzir novos conceitos numa base diária. No entanto, solicitar funcionalidades adicionais ou alterações de design durante o projeto pode resultar num aumento do âmbito, o que pode afetar tanto os prazos como os orçamentos.

Como resolver o problema: Definir um âmbito de projeto definido por escrito e obter o acordo de todas as partes envolvidas. Avaliar os efeitos das alterações solicitadas e informar o cliente de quaisquer despesas ou tempo extra necessários. Estabelecer um procedimento de controlo de alterações que documente, aprove e monitorize todas as alterações efectuadas.

• Restrições tecnológicas e controlo de recursos

Por vezes, tanto os clientes como os designers podem criar ideias originais. No entanto, algumas delas não são possíveis - pelo menos tendo em conta os fundos disponíveis. O que fazer: Envolver os membros da equipa técnica no início da fase de conceção para realizar avaliações de viabilidade.

Avaliar e apreciar consistentemente os projectos em comparação com as normas técnicas e as diretrizes de experiência do usuário. Prepare-se para eventos imprevistos, considerando opções como a contratação de freelancers, conforme necessário. Independentemente das dificuldades que surjam no seu caminho, mantenha a calma e procure a melhor resposta possível para a tarefa. Isto garantirá resultados óptimos e ajudá-lo-á a manter fortes ligações com os clientes.

A combinação da IA e da aprendizagem automática está a transformar a indústria da gestão de projectos de web design e as tendências de gestão de produtos. As ferramentas de IA são utilizadas para funções como a análise preditiva, os testes automatizados e a criação de conteúdos personalizados para melhorar a eficácia e fornecer informações baseadas em dados.
O software de gestão de projectos de web design destaca-se pela incorporação da aprendizagem automática, reduzindo os tempos de criação de conteúdos e prevendo a atribuição ideal de recursos. Além disso, existe uma maior atenção à sustentabilidade ambiental no desenvolvimento Web. Pense em incorporar métodos de conceção de sítios Web que sejam energeticamente eficientes na sua gestão de projectos de desenvolvimento Web.

Espero que esta publicação lhe tenha dado uma ideia das técnicas eficazes de gestão de projectos de sítios Web. Embora a gestão de projectos de web design possa ser complexa, continua a basear-se em princípios fundamentais: manter o controlo sobre o âmbito e o orçamento, concluir tarefas e garantir a satisfação das partes interessadas.

Para compreender melhor os princípios e a produção do web design, não deixe de ler os artigos do nosso blog:

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